Wenn es nicht in Imory steht…

Jeden Tag gibt es beim Mobilfunkanbieter O₂ Telefónica ein Ritual: Immer vormittags und nachmittags treffen sich die Mitarbeiter*innen der Unternehmenskommunikation zur Redaktionskonferenz. Dort besprechen sie die aktuelle Themenlage sowie Produktionen und Publikationen. Bis Anfang 2021 war ihre Arbeitsgrundlage dafür: ein auf Basisfunktionen und Excel basierender Redaktionsplan. „Das war eigentlich nur ein reiner Publikationskalender“, erzählt Markus Fuhrmann, Head of Communication Strategy & Management bei O₂ Telefónica. „Deshalb waren für Themenplanung oder Projektkoordination weitere Dokumente und Prozesse notwendig und Übersicht sowie Koordination komplex. Wir waren immer unterwegs zwischen Outlook, Sharepoint, Powerpoint und einzelnen Plänen.“

Auf der Suche nach einer integrierten Plattform

Das Communications Team von O₂ Telefónica hatte schließlich den klaren Wunsch einer integrierten Lösung, mit der – neben der Steuerung von Redaktion und Publikation – vor allem auch eine neue Arbeitsstruktur im Newsroom umgesetzt werden sollte. „Wir wollten eine bessere und einfachere Abstimmung und Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten, eine klarere Übersicht über Themen und Kanäle hinweg und letztlich eine schnellere Handlungsfähigkeit erreichen.“, sagt der Abteilungsleiter.

O₂ Telefónica macht eine Ausschreibung – und entscheidet sich für die Newsroomplattform von Imory. Relevant bei der Entscheidung ist unter anderem die problemlose Anbindung an Office 365, die Übersichtlichkeit und dass sich alle Aktivitäten über eine Plattform überblicken und steuern lassen. „Es gibt viele spezialisierte Tools“, erläutert Fuhrmann. „Die Vielzahl macht es dann aber unübersichtlich und überfordert schnell. Mit Imory ist das anders.“

Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge

Die ersten Änderungen machen sich beim Kommunikationsteam von O₂ / Telefónica bemerkbar.  Abstimmungs- und Freigabeprozesse sind einfacher. Statt ewig zu suchen, sind alle Pläne, Stories, Bearbeitungsschritte und Anlagen an einem Ort dokumentiert. „Wichtig ist, dass wir jetzt alle gemeinsam denselben Überblick und dasselbe Verständnis haben und auf einer festgelegten Basis arbeiten. Dadurch haben wir ein gutes Gefühl, dass die Dinge strukturiert und in der Schnelligkeit der Kommunikation sofort auffindbar und verwendbar sind.“

Markus Fuhrmann erzählt, dass er und sein Team seit der Arbeit mit Imory nicht nur organisatorisch anders arbeiten. Sondern jetzt auch inhaltlich anders an Themen herangehen. „Statt bei einigen Themen einfach loszulegen und zu sagen: ‚Wir brauchen ein Social Media Posting oder eine Pressemitteilung‘ beginnen wir viel häufiger konsequent mit den Zielen, Zielgruppen und den notwendigen Assets. Und wir beschäftigen uns damit, wie das Projektteam für die beste Umsetzung und Zielerreichung zusammengestellt sein sollte“. Die Ergebnisse: Mehr Struktur, mehr Effizienz, mehr Zielorientierung.

Wandel durch guten Support und offene Ohren

Natürlich komme es hin und wieder vor, dass alte Muster hervortreten, doch die Akzeptanz für den neuen Weg sei sehr hoch, so Fuhrmann. Auch weil es im Vorfeld ausführliche Testmöglichkeiten und Schulungen für die unterschiedlichen Rollen im Newsroom gab. Für O₂ Telefónica richtete Imory zusätzlich eine eigene Sprechstunde ein, in der jede*r Mitarbeiter*in alle Fragen wöchentlich loswerden kann. Auch die regelmäßige Durchsprache sowie Hinweise für eine Verbesserung der redaktionelle Abläufe wissen viele zu schätzen. „Ich habe nicht erlebt, dass jemand gesagt hat, ne, das mag ich nicht. Da war von Anfang an eine große Aufgeschlossenheit.“

Wandel ist nie leicht, das weiß auch O₂ Telefónica. Für den Kommunikationsbereich des Telekommunikationsanbieters hat es sich bezahlt gemacht, bei der Einführung auf Imory von Anfang an offen, empathisch und transparent gegenüber seinen Mitarbeiter*innen zu sein – und ihnen auch Zeit zu lassen, alle Funktionen auszuprobieren, Fehler zu machen und sich an das neue System und die neuen Herangehensweisen zu gewöhnen. „Es ist eine gemeinsame Reise und die braucht Zeit.“

Passende Antwort

Markus Fuhrmann empfiehlt auch anderen Unternehmen, für ihre Newsrooms digitale Redaktionssysteme wie Imory einzusetzen. Je größer das Team, so betont er, desto wichtiger sei eine entsprechende Lösung. Dabei sei entscheidend, dass die Plattform zu den Gegebenheiten vor Ort passe. „Wir haben auf jeden Fall die passende Antwort für unsere Anforderungen an den Newsroom gefunden, um gute Kommunikationsarbeit zu machen. Inzwischen gibt es sogar den Spruch ‚Wenn es nicht in Imory steht, findet es nicht statt‘.“